Ngày nay, để đảm an toàn cho chính mình, đồng thời tuân thủ chính sách an toàn thông tin của cơ quan, của các đơn vị chủ quản thì các tài khoản đăng nhập vào các ứng dụng nội bộ, App ngân hàng, App thanh toán online, email, mạng xã hội, Cloud, Zalo, Viber… cần phải đặt mật khẩu mạnh (tối thiểu 8 ký tự, chứa các ký tự đặc biệt…), 3 tháng phải thay đổi mật khẩu một lần, không sử dụng cùng 1 mật khẩu cho các tài khoản, không lưu mật khẩu trên các trình duyệt web vì các rủi ro về bảo mật,…
Những quy định bảo mật này đôi khi gây nhiều khó khăn cho người dùng vì phải nhớ nhiều mật khẩu, tìm cách đặt mật khẩu sao cho dễ nhớ, không trùng với mật khẩu cũ. Để hỗ trợ người dùng khắc phục khó khăn này mình sẽ giới thiệu cho bạn ứng dụng KeePass – một công cụ hỗ trợ quản lý mật khẩu rất hay, là một trình quản lý mật khẩu miễn phí, được thiết kế để người dùng có thể tạo và lưu hàng trăm mật khẩu mạnh và an toàn.
Người dùng có thể đặt tất cả mật khẩu vào một file, sau đó khóa file này lại với một từ khóa. Thay vì phải nhớ một đống mật khẩu dài dòng, phức tạp, bạn chỉ cần ghi nhớ một mật khẩu duy nhất.
Nó có khả năng tạo mật khẩu mạnh và an toàn chỉ với một cú nhấn chuột đơn giản. Với chức năng này, người dùng có thể tạo bất kỳ số lượng mật khẩu ngẫu nhiên nào và chúng có thể được tùy chỉnh lại nếu bạn muốn.
KeePass cũng đi kèm với khả năng tạo nhiều cơ sở dữ liệu để lưu mật khẩu, mỗi dữ liệu có thể có mô tả và tên riêng để giúp người dùng dễ dàng tìm thấy những gì họ muốn.
Cũng có App trên điện thoại để bạn đi đâu cũng có thể dễ dàng quản lý mật khẩu của mình, vừa sử dụng trên máy tính và cả điện thoại bằng cách bạn đồng bộ file Database lên Cloud như Google Drive, Dropbox,… Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt sử dụng trên cả Windows và điện thoại sử dụng hệ điều hành Android.
Ngoài ra, còn nhiều chức năng nữa bạn khám phá thêm nhé.
Trên Windows
Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng
Tải ứng dụng cho Windows tại trang chủ: https://keepass.info/download.html
Hoặc tại đây: https://drive.google.com/uc?export=download&id=1RpENUc55hUxtU7Y2WV0QJdRQCcqFxvUK
Sau khi tải về, click đúp chuột để cài đặt trên Windows như hướng dẫn dưới đây:
Bước 2: Tạo Cơ sở dữ liệu
Sau khi cài đặt xong khởi chạy Keepass 2 bằng biểu tượng trên desktop.
Chọn lệnh File > New (Hoặc bấm vào biểu tượng như hình dưới), màn hình Create New Database hiện ra
Chọn đường dẫn cần lưu trữ và đặt tên Database trong ô File Name, ví dụ tên file mình đặt là: Database, phần mở rộng là .kdbx mặc định của nó cứ để y nguyên.
Lưu ý quan trọng: Để sử dụng KeePass một cách hiệu quả trên cả PC và Smartphones, bạn nên lưu file này ở thư mục mà bạn dùng để đồng bộ hóa lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive, … (Ví dụ trong bài viết mình sử dụng Google Drive).
Click nút save, cửa sổ Create Master Key hiện ra.
Bước 3: Đặt mật khẩu – Quan trọng
Trong bảng Create Master Key hiện ra, có 3 hình thức để bạn đặt mật khẩu cho CSDL của mình:
- Master Password: Đăng nhập bằng mật khẩu mình khuyến khích các bạn dùng lựa chọn này (Master Password) để dễ sử dụng. Lần đầu tiên này bạn phải đặt mật khẩu cho file CSDL, bạn gõ 2 lần giống nhau vào tương ứng 2 ô Master Password và Repeat password sau đó bấm nút OK.
- Key file/Provider: Tạo một file làm chìa khóa để đăng nhập, nói cách khác, thay vì nhập mật khẩu, bạn có thể mở file này lên là vào được.
- Windows user account: Dùng chính tài khoản đăng nhập Windows để làm tài khoản đăng nhập KeePass.
Cách đơn giản nhất là chọn Master Password, các bạn phải nhớ kỹ Master Password này, và chỉ cần nhớ một mình nó, vì các Password và thông tin sau này bạn lưu trữ bằng Keepass đều được mã hóa thông qua Master Password. Khi bạn muốn sử dụng các thông tin và mật khấu được lưu trữ đó, thì bắt buộc phải nhớ Master Password để đăng nhập vào file thuthuatcoban.kdbx là file lưu trữ toàn bộ thông tin.
Sau khi gõ Master Password 2 lần xong thì nhấn OK
Bấm Yes để đồng ý với Mật khẩu vừa tạo
Nhập tên Database, ở đây mình đặt tên thuthuatcoban
Bạn hãy lưu trữ Mật khẩu này cẩn thận bởi nó là cửa ngõ để vào Database nơi chứa tất cả các Mật khẩu khác hoặc nội dung bạn cần cất giấu, có thể bấm Print để in hoặc ghi ra giấy đề phòng bất trắc. Hoặc bấm Skip để bỏ qua bước này.
Lúc này giao diện chính của chương trình hiện ra.
Bước 4: Quản lý và lưu trữ thông tin tài khoản
Vùng cửa sổ bên trái cho phép bạn tạo ra các danh mục để việc quản lý được dễ dàng hơn (cấu trúc như cây thư mục trong Windows). Các danh mục được gọi là Group. Mặc định hệ thống tạo sẵn cho bạn 06 danh mục như bên dưới, bạn có thể sửa lại hoặc xóa đi và tạo danh mục khác theo ý mình:
+ General: Tổng hợp
+ Windows: Các tài khoản liên quan đến Windows.
+ Network: Các tài khoản liên quan đến việc truy cập vào các hê thống mạng
+ Internet: Các tài khoản đăng nhập khi lướt web.
+ eMail: Các tài khoản email
+ Homebanking: Các thông tin tài khoản ngân hàng.
Để tạo một danh mục mới, bạn bấm chuột phải lên 1 vị trí cần tạo và chọn lệnh Add Group từ menu hiện ra hoặc click chuột vào mục cần tạo rồi trên thanh Menu chọn Group/Add Group.
Để xóa một danh mục, bạn bấm chuột phải lên danh mục đó và chọn lệnh Delete Group từ menu hiện ra. Nếu muốn chỉnh sửa thì chọn lệnh Edit Group hoặc click phải vào tên group đó và chọn Delete Group.
Vùng cửa sổ bên phải là nơi chứa danh sách các tài khoản bạn cần lưu trữ tương ứng của danh mục được chọn từ bên trái, mỗi một dòng lưu trữ được gọi là một mục (entry).
Để thêm mới một entry, bạn bấm phải chuột lên vùng này và chọn lệnh Add Entry từ menu hiện ra. Cửa sổ Add entry hiện ra cho phép bạn nhập thông tin tài khoản cần lưu trữ.
Title: Đặt tên cho tài khoản cần lưu trữ
- User name: Tên đăng nhập
- Password: Mật khẩu, nếu bạn muốn nhìn thấy mật khẩu thì bạn bấm vào nút ba chấm (…) ở cuối ô
- Repeat: Gõ xác nhận lại mật khẩu. (phía sau trường này có 1 nút để bạn Generator một password ngẫu nhiên)
- Quality: Thanh trạng thái cho biết mức độ bảo mật của mật khẩu bạn đặt là mạnh hay yếu
- URL: Địa chỉ/đường dẫn của trang web cần đăng nhập với mật khẩu này
- Notes: Các ghi chú thêm
Như ví dụ trên hình, mình tạo Group Email, trong khung bên phải mình nhập sao lưu các loại email khác nhau.
Một tính năng tiện dụng và đơn giản khác mà mình muốn nói đến là khả năng kéo và thả. Với tính năng này, không cần thực hiện phương pháp sao chép và dán cổ điển. Chỉ cần kéo đúng User Name và Password vào đúng chổ cần điền và xem điều kỳ diệu xảy ra.
Ngoài ra bạn cũng có thể bấm đúp chuột vào mục User Name và Password để copy và dán vào chổ cần điền, cho dù có người đang nhìn vào cũng không biết mật khẩu của bạn là gì. Mỗi khi thao tác các mục này chỉ lưu tạm sau 12 giây sẽ tự xóa nên rất an toàn.
Trên điện thoại Android
Tải Keepass2android Password cho điện thoại android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=keepass2android.keepass2android
Cài đặt xong mở ứng dụng, cho phép các quyền theo yêu cầu. Khi vào đến màn hình chính, bạn bấm vào mục Open, tại đây có nhiều vị trí lưu trên đám mây, bạn lưu Database ở dịch vụ đám mấy nào thì bấm vào đó. Ở đây mình lưu trên Google Drive nên sẽ bấm vào mục đó và bấm chọn Tài khoản google của mình, nhập mật khẩu rồi OK sẽ vào Google Drive, bấm file Database đã tạo trên máy tính và đã đồng bộ lên đây. Lúc này tất cả thông tin và mật khẩu của bạn hiện ra giống như trên máy tính và bạn có thể xem hoặc sửa tại đây.
Chúc các bạn thành công.
